こんにちは！株式会社雲海設計の技術部です。
「ChatGPTって便利らしいけど、結局うまく使いこなせてないんだよね…」
そんな風に感じていらっしゃる方、意外と多いのではないでしょうか？
試しに使ってみたものの、なんだか当たり障りのない回答が返ってきて「これなら自分で書いた方が早いな」と思った経験ありませんか？
もし「AIに仕事を手伝ってもらいたいけど、何をどう頼めばいいか分からない」と感じている方がいらっしゃったら、この記事はまさにあなたのために書いたようなものです。
この記事を読み終える頃にはChatGPTに「仕様書」や「ビジネスメール」をスラスラ書かせるコツが分かり、明日からの業務がぐっと楽になるはずです。
そもそも「プロンプト」って、何ができるの？
ChatGPTに何かをお願いするとき、私たちが入力する「指示文」のことをプロンプトと呼びます。
すごくシンプルに言うと、「AIへの頼み方」のことです。
これ、実は人間に仕事を頼むときとよく似ています。
たとえば、新入社員に「資料作っておいて」とだけ伝えたら、たぶん期待通りのものは上がってきませんよね。でも「来週の営業会議用に、A社への提案ポイントを3つにまとめた1ページの資料を、明日の午前中までに作ってほしい」と伝えれば、かなり精度の高いアウトプットが期待できます。
ChatGPTも同じなんです。
「メール書いて」ではなく「取引先への納期遅延のお詫びメールを丁寧だけど簡潔に書いて」と伝えるだけで、出力の質が劇的に変わります。
実は、非エンジニアにこそチャンスがある
「ChatGPTはIT企業が使うものでしょ？」
そう思っていませんか？実は、これは大きな誤解です。
むしろ、日々たくさんの文書作成やメール対応に追われている営業職や管理部門、経営者の方にこそ、大きなメリットがあります。
なぜならChatGPTが最も得意とするのは「文章を書くこと」だから。
エンジニアがコードを書くのを手伝うだけでなく、ビジネス文書やメールの下書きを作るのは実はAIの大得意分野なんです。
しかも、プログラミングの知識はまったく不要。
日本語で「こういう文章を書いて」と頼めばいいだけです。
具体的な活用シーン
「仕様書、毎回ゼロから書くのが大変で…」
システム開発や業務改善を外部に依頼するとき「こんな機能がほしい」をまとめた仕様書が必要になりますよね。でも、いざ書こうとすると「何をどこまで書けばいいのか分からない」という声をよく聞きます。
そんなとき、ChatGPTにこう頼んでみてください。
「私は中小企業の経理担当です。請求書を自動で作成するシステムを外注したいと考えています。開発会社に渡すための要件定義書のひな形を作ってください。必要な機能、入力項目、期待するアウトプットを含めてください。」
すると「目的」「対象ユーザー」「必要な機能一覧」「画面イメージの説明」などが整理された、かなり実用的なたたき台が出てきます。あとはこれをベースに、自社の状況に合わせて修正すればOK。
ゼロから書くよりはるかに効率的です。
「お詫びメール、正直もっとスマートに書きたい…」
納期遅延や不具合対応などお詫びのメールを書く機会は意外と多いもの。
でも「どこまで謝ればいいのか」「言い訳っぽくならないか」と悩んで、時間がかかってしまうことはありませんか？
こんな風に頼んでみましょう。
「取引先への納期遅延のお詫びメールを書いてください。遅延理由は部品調達の遅れで、新しい納期は1週間後です。丁寧だけど長すぎない文面でお願いします。言い訳がましくならないように注意してください。」
ポイントは「丁寧だけど長すぎない」「言い訳がましくならないように」という、トーンの指定を入れること。これだけで、ビジネスシーンにふさわしい、バランスの取れた文面が出力されます。
「社内への説明資料、最近ちょっと行き詰まってるかも…」
新しいツールの導入や業務フローの変更を社内に説明するとき「どう伝えれば納得してもらえるか」に頭を悩ませることはありませんか？
特に、ITに詳しくないメンバーへの説明は難しいですよね。
そんなときは、こう頼んでみてください。
「当社（従業員30名の製造業）で、勤怠管理システムを新しく導入することになりました。現場の従業員向けに、なぜ導入するのか、何が変わるのかを説明する社内通知文を作ってください。ITに詳しくない人でも分かるように、専門用語は使わないでください。」
会社の規模・業種、読み手のITリテラシー、避けてほしい表現を伝えることで、驚くほど「ちょうどいい」説明文が生成されます。
最初の一歩、どう踏み出す？
「便利そうなのは分かったけど、何から始めたらいいの？」
そう思われた方、ご安心ください。いきなり本格的な仕様書を書かせる必要はありません。
まずは明日送る予定のメールを1通だけ、ChatGPTに下書きしてもらうことから始めてみてください。
コツは、先ほどお伝えした通り「誰に」「何を」「どんなトーンで」を具体的に伝えること。
最初は完璧な出力が出なくても大丈夫です。
「もう少し丁寧に」「もっと短く」と追加で指示すれば、どんどん精度が上がっていきます。
そうやって少しずつ「AIへの頼み方」のコツをつかんでいけば、仕様書や提案書など、より複雑な文書にも応用できるようになります。
まとめ
ChatGPTなど生成AIは魔法ではありません。
何でも完璧にこなしてくれるわけではないですし、最終的なチェックは人間がする必要があります。
しかし「頼み方のコツ」さえ押さえれば日々の文書作成やメール対応を驚くほど効率化してくれる、頼もしいパートナーになってくれます。
大切なのは、まず試してみること。
そしてうまくいったパターンを自分なりに蓄積していくことです。
難しく考えずに、まずは一緒にトライしてみましょう。
その『最初の一歩』を、私たちが全力でサポートします。